Grooming ou Affinage du backlog

Grooming ou Affinage du backlog

Le Grooming ou l’affinage de Backlog est l’une des cérémonies officielle de scrum.
Pour moi l’objectif principal du Grooming est de faire de la co-conception, on va exposer le besoin métier afin de partager la même vision et trouver ensemble une solution optimale.
Malgré l’importance de cette cérémonie pour le bon déroulement du projet, elle est souvent délaissée car elle est considérée comme une corvée pour l’équipe. Je partage avec vous comment j’organise mes Grooming pour les rendre plus efficaces et acceptés par les équipes.

Déroulement et durée de la séance

Avec l’équipe, nous avons opté pour une séance d’une heure :
– 5 min pour expliquer l’objectif du Grooming
– 50 min pour présenter les Users Stories (US)
– 5 min pour faire un ROTI
Il n’y a pas vraiment de règles ou de moment parfait pour le Grooming, il faut être à l’écoute de l’équipe, certaines équipes préfèrent affiner une US par jour, d’autres des séances en fin d’après-midi… Le plus important est d’éviter les longues séances car l’attention se disperse ce qui rendra la réunion inefficace.

Expliquer l’objectif du Grooming

Il est toujours intéressant de commencer une réunion en expliquant son objectif. Au lieu de commencer la séance en lisant les US une après l’autre, on va prendre un peu de temps pour les contextualiser.
Par exemple : affinage des US qui traitent une fonctionnalité donnée ou affinage des US du sprint N+1 qui vont apporter telle valeur au métier…

Identifier les User Stories “Ready”

Après la présentation d’une US, l’équipe définit si cette dernière est en état “Ready”. La définition de l’état “Ready” (Definition of Ready) est élaborée par l’équipe et dépend du contexte projet. Dans un premier temps on peut vérifier si la user story est “6D”. C’est à dire démontrable, débattue, dé-risquée, possède une définition de fini, démontrable et désirable.

Timeboxer la présentation des US

La présentation des US dure 50 min et on compte en moyenne 10 min par US. Si l’US n’est toujours pas “Ready” après les 10 minutes alors elle sera représentée pendant une autre séance.

Estimer les US (optionnelle)

L’estimation des US au Grooming est optionnelle.
Il reste intéressant d’avoir une estimation pour revoir la priorisation et pour détecter les points coûteux à garder ou à dé-prioriser.

Revoir les US

Une US en état “Ready” peut être revue en Grooming sur demande du PO, développeur ou testeur.
Une US complexe peut être présentée plusieurs fois afin de mieux comprendre le besoin.
Dans mon projet, nous avons des sprints de 3 semaines, je présente donc les US des sprint N+x les deux premières semaines et la troisième semaine, je représente les US priorisées pour le sprint N+1.
Cela permet aux développeurs de revoir le besoin, se baser sur ce qui a été mis en place pour se reposer des questions ou changer les estimations et revoir la pertinence de la priorisation.

Définir les rôles

L’objectif est de faire de la co-conception, toute l’équipe est concernée par cette réunion. On peut nommer un facilitateur (respect du timing…), une personne pour prendre les notes, une autre pour lire les US…

Aborder le points techniques

Même si l’objectif de cette réunion est d’expliquer le besoin fonctionnel, certains développeurs ont besoin de faire une interprétation technique pour confirmer leurs compréhensions. Exemple : On va aller regarder telle table, on va utiliser le même web service que dans telle fonctionnalité…
Personnellement, si l’US est complexe et je sens que les développeurs ont besoin de discuter technique je les laisse faire à condition que la discussion ne s’éternise pas.

ROTI (Return On Time Invested)

A la fin du Grooming, faire un ROTI avec les participants permet d’évaluer le retour sur le temps investi sur une échelle de 1 à 5 (1= Inutile, 2= Utile, 3=Juste moyenne, 4=Bonne et 5=Excellente) et surtout réfléchir aux moyens de devenir plus efficace.
Il est important de prendre en compte les retours des participants pour améliorer les prochaines sessions.

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