Le PI planning est la cérémonie la plus importante du framework SAFE. Elle est aussi la plus compliquée à mettre en place et donc à vendre lors d’une transformation SAFE. A quoi consiste le PI Planning? Comment se déroule un PI Planning? Quel est le rôle d’un Product Owner ou Product Manager dans un PI Planning?
Le PI Planning
Le PI (Program Increment) Planning est un événement durant lequel on regroupe l’ensemble des acteurs (Développeurs, Product Owner, sponsors…) d’un incrément d’un programme pour décider de sa planification. Cette planification doit maximiser la valeur de la livraison dans les délais fixés et avec une exécution efficace.
Le PI Planning permet d’aligner tous les acteurs sur les mêmes objectifs de PI et de prendre un engagement commun réaliste :
– Fixer le périmètre de l’Incrément de Programme
– Identifier les dépendances entre les fonctionnalités réalisées par plusieurs équipes
– S’engager sur les objectifs de PI qui doivent être SMART
Déroulement d’un PI Planning
Jour 1
| Déroulement | Acteurs principaux | Objectifs | Points de vigilance | |
|---|---|---|---|---|
| 08:00 9:00 | Contexte Business | Business Owner / sponsor | - Partage des enjeux stratégiques - Partage des objectifs du PI | - Le discours doit être compréhensible et accessible |
| 09:00 10:30 | Vision produit / solution | Product Manager / Product Owner | - Partage de la vision - Partage des 10 plus importantes Features | |
| 10:30 11:30 | Vision de l'architecture et pratiques de développement | System Architect / Tech Lead | - Partage de la vision de l'architecture - Partage des bonnes pratiques ( développements, tests, intégration...) | |
| 11:30 13:00 | Contexte de la planification et déjeuner | RTE | - Explication du déroulement du PI Planning - Partage des résultats attendus | |
| 13:00 16:00 | Ateliers d'équipes + Point de synchronisation entre équipes (Scrum of Scrum) | Les équipes SCRUM | - Evaluation de la vélocité - Réalisation d'une ébauche de planification avec les risques, les dépendances et les blocages - Découpage des Features en User Stories | - La vélocité de l'équipe doit prendre en compte les congés, cérémonies... - S'assurer que les PM et les architectes circulent entre les équipes - S'assurer que les équipes ne chargent pas leur sprint à 100% (garder 20% de risque) - Encourager les discussions entre équipes - Ne pas chercher à répondre à l'ensemble des questions mais identifier les acteurs qui peuvent apporter des réponses - Faciliter les échanges et minimiser les tensions |
| 16:00 17:00 | Ebauche de la revue de planning | Les équipes SCRUM | - Présentation d'une ébauche de planning - Présentation des risques et des blocages | - S'assurer que les BO, PM et parties prenantes de la solution / produit donnent leurs feedback - S'assurer que les dépendances entre les équipes sont bien pris en compte |
| 5:00 ??? | Revue de planning et résolution des problèmes | L'ensemble des participants hors les développeurs | - Ajustement du scope et du planning - Revue de planning - Levée des blocages | - Envisager plusieurs leviers pour lever les blocages : délai, restructuration équipes, périmètre technique et fonctionnel - S'assurer que l'ensemble des problèmes remontés ont été adressés |
Jour 2
| Déroulement | Acteurs | Objectifs | Points de vigilance | |
|---|---|---|---|---|
| 08:00 09:00 | Ajustements du planning | Manager | - Présentation des ajustements réalisés sur le planning | - Prendre le temps de répondre aux questions - Prendre le temps d'expliquer les mesures qui peuvent générer des tensions ou de la démotivation |
| 09:00 11:00 | Ateliers d'équipes + Point de synchronisation entre équipes (Scrum Of Scrum) | Les équipes SCRUM | - Finalisation du planning - Valorisation des cartes des objectifs de PI - Assignement de valeurs métier par le Business Owner | - S'assurer que le BO circulent entre les équipes |
| 11:00 13:00 | Revue du planning final + Déjeuner | Les équipes SCRUM | - Présentation du planning final - Présentation des risques et des blocages | |
| 13:00 14:00 | Risques du programme | RTE | - ROAMing des risques | - S'assurer que les risques portent sur des livrables ou les moyens (non des personnes) |
| 14:00 14:15 | Vote de confiance | Les équipes SCRUM | - Evaluation du niveau de confiance des équipes en la possibilité d'atteindre les objectives du PI | - Les personnes ayant un vote inférieur à 3 doivent expliquer leurs votes - Les votes doivent être réalisés uniquement par les équipes SCRUM |
| 14:15 ??? | Re-ajustement du planning jusqu'à l'alignement (si nécessaire) | Les équipes SCRUM + l'ensemble des participants en support | - Re-ajustement de planning jusqu'à l'atteinte d'un niveau de confiance élevé. Cette session peut durer jusqu'à trouver un point d'alignement et d'engagement de l'ensemble des équipes | |
| Après l'alignement | Rétrospective et aller plus loin | L'ensemble des participants | - Recueil du feedback des participants - Prise de photos des cartes d'objectifs de PI - Revoir les dates de synchronisation | - Les feedbacks doivent être constructifs et se focaliser sur le PI planning |
Rôles d’un Product Owner / Product Manager
L’ensemble des acteurs sont importants lors de cette cérémonie, je vais me focaliser sur les Product Owner et le Product Manager.
Les actions des PO et PM durant le premier jour
– Communiquer la vision du programme
– Présenter les 10 plus importantes Features
– Participer au découpage des Features aux User Stories
– Négocier le scope
– Revoir le draft du planning
– Participer à la revue du planning avec les managers
Les actions des PO et PM durant le deuxième jour
– Participer aux ateliers de réajustement de planning
– Établir la Business Value avec les Business Owner
– Donner un feedback par rapport aux objectives des équipes
– Donner un feedback sur le tableau de risque du programme
– Participer aux vote de confiance
– Participer aux revues finales des plannings
– Participer à la rétrospective
Quelques règles
Pour réussir un PI Planning, il faut bien le préparer :
– Le planifier longtemps à l’avance
– S’assurer d’avoir l’ensemble des acteurs clés de la solution
– Bien préparer et chercher à aligner l’ensemble des participants (en rappelant leurs rôles, leurs objectifs, leurs entrées pour le PI planning…)
– Ne pas négliger la logistique (une salle confortable et modulable, les chaises…) et les fournitures (Post-it, feutres, ciseaux…)
– Préparer des icebreaker et le support pour la rétrospective
– Imprimer les badges, l’agenda, le plan de salle…
Source : PI Planning - Framework SAFE
